Ohne Unterstützung im eigenen Haus funktioniert ein CAFM-System nicht!
Zum 2. Forum CAFM der HIS-Hochschulentwicklung am 20.11.2014 in Hannover
22.11.2014
Welche Erfahrungen können den Hochschulen, die bisher nicht über ein CAFM-System verfügen, zum Auswahl- und Einführungsprozesses vermittelt werden? Welche Probleme bestehen im Betrieb vorhandener Systeme und welche Lösungen bieten sich an? Zwei Hochschulen und ein Landesliegenschaftsbetrieb stellten ausführlich ihre Erfahrungen und Vorgehensweisen vor. Für die Anwender, die bereits entsprechende Systeme nutzen, standen Kontakte und der Erfahrungsaustausch im Vordergrund.
Bereits in der Veranstaltung im Jahr 2010 war die zentrale Frage aufgeworfen worden: Lohnt sich der Aufwand für ein CAFM-System an einer Hochschule überhaupt? Diese Frage wurde bereits dort mit „Ja“ beantwortet, wenn auch mit Einschränkungen. Zwischenzeitlich ist der Druck gewachsen. Die Anforderungen an die Transparenz sind gewachsen. Beim diesjährigen Forum ging es verstärkt um die Auswahl- und Einführungsstrategien sowie die Lösung von Problemen im laufenden Betrieb.
Im Vorfeld des Forums hatte die HIS-HE eine erneute Erhebung zum Einsatz von CAFM-Software an den Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Universitätskliniken im deutschsprachigen Raum durchgeführt und erste Ergebnisse am Beginn der Veranstaltung präsentiert. Die Erhebung hat ergeben, dass etwa die Hälfte der teilnehmenden Einrichtungen ein CAFM-System nutzt. Darüber hinaus wurden noch etwa 240 weitere Software-Produkte benannt, die für die Bearbeitung der Aufgaben im Liegenschafts- und Gebäudemanagement im Einsatz sind.
Im Referat zur Einführung in die Thematik erläuterte Ralf Rieckhof von der Hochschule Wismar, welche „Sieben häufige Todsünden bei einer CAFM-Einführung“ möglichst vermieden werden sollten. Eine Abfrage bei den Teilnehmer(inne)n ergab einen Überblick, welche Hochschulen diese Sünden bereits erfolgreich umschifft haben. Zu den häufigen Sünden gehörten aus Sicht des Referenten u. a. „nicht die Chance zu nutzen, im Rahmen der CAFM-Einführung Prozesse neu zu gestalten“, „CAFM-Software ausschließlich nach Investitionskosten zu bewerten“, oder auch „die Ziele zu hoch zu stecken“.
Anschließend beschrieben Klaus-Joachim Scheunert, Kanzler der TU Hamburg-Harburg sowie Dr. Andreas Werner, Leiter des Dezernats Technik an der Universität Rostock, ihre Erfahrungen im Auswahlprozess (TU Hamburg-Harburg) sowie dem Einführungsprozess und dem laufenden Betrieb (Universität Rostock). Dabei interessierten die Teilnehmer(innen) insbesondere die Argumente der Mitarbeiter des Gebäudemanagements, die einen Hochschulkanzler von der Notwendigkeit der Beschaffung eines CAFM-Systems überzeugen könnten.
Stefanie Radek, Leiterin der Projekt-/Fachgruppe CAFM der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH), referierte über ihre Erfahrung mit CAFM aus Sicht einer sehr großen Einrichtung mit mehr als 1,8 Mio. m² bewirtschafteter Nettogrundfläche, die nicht im Wissenschaftsbereich, sondern im Liegenschafts- und Gebäudemanagement von Landesliegenschaften tätig ist. Ihr Bericht über den gesamten Auswahl-, Einführungs- und Betriebsprozess stellte eindeutig heraus, welche Bedeutung die Mitnahme der zukünftigen Systemnutzer zur Vorbereitung der Systemauswahl, die genaue Definition der Anforderungen sowie die Methodik zur Bewertung der Angebote für eine erfolgreiche Systemeinführung haben.
Das 2. Forum CAFM zeichnete sich durch eine große Resonanz, anregende inhaltliche Beiträge und Diskussionen sowie einen intensiven Austausch aus. Die Vorträge der Veranstaltung sind auf der Webseite www.his-he.de abrufbar.
Die HIS-Hochschulentwicklung plant auf Wunsch von Teilnehmerinnen und Teilnehmern, dieses Forum zukünftig inhaltlich auf die Anwender zu fokussieren.