Benchmarking: Gebäudemanagement in ausgewählten südwestdeutschen Universitäten (2003-2011)

Die Universitäten

• Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen,
• Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt a. M.,
• Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,
• Johannes-Gutenberg-Universität Mainz,
• Universität des Saarlandes (Saarbrücken)

führen seit 2007 unter der Moderation von HIS ein Benchmarking im Gebäudemanagement durch.

Zielsetzung

Mit dem Benchmarking haben die Hochschulen erreicht, dass über Kennzahlenvergleiche hinaus ein nachhaltiger Nutzen aus den Vergleichen der unterschiedlichen Praxis in den Hochschulverwaltungen gezogen werden konnte. Dabei wurde eine Leistungsquantifizierung sinnvoll mit einem Lernen aus den Unterschieden zwischen Institutionen, Verwaltungsprozessen und Arbeitsorganisationen verbunden.

Ein Benchmarking von Verwaltungsprozessen setzt voraus, dass sich die teilnehmenden Hochschulen über Ziele, Objekte, Methodik und Verfahren einig sind. Ist dies der Fall, bietet das Benchmarking die Möglichkeit, realisierte Good Practice als Maßstab für die Bewertung von eigenen Erfahrungen und Ergebnissen zugrunde zu legen. Das Verfahren selbst kann zugleich aufzeigen, unter welchen Bedingungen gesetzte Ziele realisierbar sind.

Ziel des prozessorientierten Benchmarkings ist es, in vergleichender Weise die derzeitige Ressourcenausstattung und Leistungstiefe der einzelnen Hochschulen zu ermitteln und damit Ansatzpunkte für Verbesserungspotenziale im Sinne eines Effizienz- und Effektivitätsgewinns zur Unterstützung der jeweiligen hochschulinternen Organisations- und Qualitätsentwicklung zu identifizieren. Dabei soll das Lernen von guten Ideen und Lösungen der jeweils anderen Hochschulen im Vordergrund stehen. Es sollen Kontakte hergestellt und verfestigt werden, um auf der konkreten Arbeitsebene auf ein Netzwerk bei aktuellen Frage- und Problemstellungen zugreifen zu können.

Projektdesign

In Workshops werden ausgewählte Aufgaben, Prozesse und Kennzahlen erörtert und weiterentwickelt. Bei der Problem- und Ursachenanalyse der Prozesse bedarf es der Zuziehung weiterer Beurteilungskriterien. Hierfür werden von HIS qualitative und quantitative Parameter entwickelt. Mit qualitativen Beschreibungen zur Beurteilung der

• Rahmenbedingungen (gesetzliche Vorgaben, interne Richtlinien),
• Schnittstellen (zentrale und dezentrale Aufgabenwahrnehmung),
• IT-Unterstützung,
• Qualifikation der Beschäftigten,
• Qualität der Leistungen,
• Probleme und Lösungsansätze

können die Aufgaben charakterisiert und auf ihre Veränderbarkeit hin überprüft werden. Mit den quantitativen Daten (Basiszahlen und Aufwandsermittlung) stehen prozessspezifisch die Parameter zur Verfügung, deren Verhältnis zueinander zu Produktivitätskennzahlen verdichtet werden können. In der Analyse gilt es, die Unterschiede zwischen den Hochschulen transparent zu machen und eine vergleichende Grundlage für die Entwicklung hochschulspezifischer Verbesserungsstrategien und Optimierungsansätze zu entwickeln.

Ergebnisse

interner Abschlussbericht