Benchmarking: Personalverwaltung in den Fachhochschulen Bielefeld, Münster und Lippe

Die Fachhochschulen

• Bielefeld,
• Münster,
• Lippe und Höxter

haben unter der Moderation von HIS-HE ein Benchmarking in der Personalverwaltung durchgeführt.

Zielsetzung

Die drei Fachhochschulen hatten sich in einem Benchmarking-Projekt zusammengeschlossen, um die Effizienz zentraler Dienstleistungsprozesse der Personalverwaltung zu ermitteln, die bestehende Praxis miteinander zu vergleichen und Optimierungsansätze zu entwickeln.

Mit dem Instrument des prozessorientierten Benchmarking sollte erreicht werden, dass die Akteure über Kennzahlenvergleiche hinaus einen nachhaltigen Nutzen aus den Vergleichen unterschiedlicher Hochschulverwaltungssysteme ziehen können. Dabei sollte eine Leistungsquantifizierung sinnvoll mit einem Lernen aus den Unterschieden zwischen Institutionen, Verwaltungsprozessen und Arbeitsorganisationen verbunden werden.

Projektdesign

Auf der Basis eines vorab durchgeführten kennzahlenorientierten Benchmarking wurde ein prozessorientiertes Benchmarking in folgenden Aufgabenbereichen durchgeführt:

• Begleitung von Berufungsverfahren
• Personalsachbearbeitung für Professoren
• Personalsachbearbeitung für studentische Hilfskräfte
• Reisekostenabrechnung
• Personalsachbearbeitung für Tarifbeschäftigte
• Teamstrukturen in der Personalsachbearbeitung und weitere arbeitsorganisatorische Fragen

Das Benchmarking-Projekt war in Form von Workshops konzipiert, die von HIS-HE moderiert und deren Ergebnisse durch HIS-HE dokumentiert wurden. Das Verfahren beinhaltete die Arbeitsschritte Visualisierung und Präsentation der ausgewählten Schlüsselprozesse, Problem- und Ursachenanalyse und die Erarbeitung von Maßnahmen zur Optimierung der Prozesse.

Ergebnisse

Die Nützlichkeit und Qualität der inhaltlichen Ergebnisse wurde arbeitsfeldspezifisch durch die Hochschulen selbst bewertet. Verallgemeinernd lassen sich folgende Erkenntnisse festhalten:

• Durch den Vergleich der gesamten Kosten je Aufgabenbereich wurden eine Beurteilung der eigenen Kosten/Abläufe und damit eine Standortbestimmung möglich.
• Die erreichten Ergebnisse sind vielversprechend und liefern zudem konkrete umsetzungsfähige Optimierungsansätze.
• Es wurde deutlich, dass eine Optimierung der Personalverwaltung durch den systematischen Vergleich von Kosten, Arbeitsprozessen und -organisationen sowie Qualifikationsstrukturen motiviert und angeleitet werden kann.
• Standardaufgaben wie z. B. die Abwicklung von Dienstreisen oder die Einstellung von Studentischen Hilfskräften sind durch unterschiedliche hochschulspezifische Rahmenbedingungen, unterschiedliche Aufgabenverteilungen zwischen zentralen und dezentralen Organisationseinheiten sowie eine unterschiedliche Strukturierung von Abläufen geprägt. Nicht zuletzt bestimmen die dezernatsinterne Organisation und die Qualifikationsstruktur die Dienstleistungserbringung. Diese Faktoren wirken sich in ihrer Gesamtheit auf den jeweils eingesetzten Ressourcenaufwand aus.
• HIS-HE hat in die Diskussion um Optimierungsansätze eingebracht, dass einer Dezentralisierung von Aufgaben eine konsequente Optimierung der Verfahren durch Vereinheitlichung und Automatisierung vorausgehen sollte.

Das Benchmarking-Projekt kann übereinstimmend als systematischer und nicht zuletzt dadurch wertvoller Erfahrungsaustausch gewertet werden, bei dem eine Vielzahl konkreter Fragen besprochen wurden.

• Ergebnisdokumentation (November 2006, unveröffentlicht)
• Interner Abschlussworkshop am 28. September 2006 in Münster