Bergische Universität Wuppertal: Prozessoptimierung in der Hochschulverwaltung - Bewirtschaftung des Globalbudgets

Ausgangspunkt und Zielsetzung

Die Bergische Universität Wuppertal nahm die Einführung des Globalbudgets und die Umsetzung der dezentralen budgetorientierten Bewirtschaftung zum Anlass, den gesamten Aufgabenbereich und die Arbeitsabläufe mit optimaler IT-Unterstützung neu zu organisieren. Ziel der Untersuchung war die Ermittlung und Darstellung von Optimierungspotenzialen bei der Bewirtschaftung des Globalbudgets. Im Einzelnen wurden folgende Teilziele verfolgt:

• Prozessanalyse der Budgetierung mit einer Fokussierung auf die Aufstellung und Bewirtschaftung des Personalbudgets, einschließlich der Schnittstellenbetrachtung zu den kooperierenden Bereichen der Universitätsverwaltung sowie der dezentralen Einrichtungen (Fachbereiche/Zentrale Einrichtungen)
• Prozessanalyse der administrativen Begleitung von Forschungsprojekten unter dem Aspekt "Personalkostenkalkulation und -bewirtschaftung"
• Überprüfung der Effektivität der Abläufe und Beschreibung der Schnittstellen
• Reorganisationsvorschläge zur Optimierung der Prozesse

Projektdesign

Mit Hilfe einer prozessorientierten Fachberatung wurden gemeinsam mit den Beteiligten auf Basis der Organisationsdiagnose inhaltliche und prozessuale Verbesserungsmöglichkeiten erarbeitet, die anschließend im Rahmen eines Organisationsentwicklungsprozesses moderiert und realisiert werden sollen. Im Einzelnen wurden die folgenden Projektschritte durchgeführt:

• Aufgaben- und Prozessanalyse (Dokumentenanalysen, Workshops, Gespräche mit den Mitarbeiter/-innen, Befragung ausgewählter Fakultäten)
• Aufgabenbezogene Personalaufwandsschätzung für die Personal- und Haushaltsverwaltung und die DV-Unterstützung
• Vergleich der Prozesse und des damit verbundenen Personalaufwands mit anderen Universitäten Kosten- und Leistungsvergleich
• Bewertung der Ressourcen, Aufgaben und Prozesse anhand der Kriterien Leistungsqualität, Ressourceneinsatz, Prozess- und Kundenorientierung
• Identifikation der Stärken und Schwächen der Aufgabenzuordnung, des Personaleinsatzes, der Personalqualifikation, der Prozessorganisation und der Wirtschaftlichkeit
• Erarbeitung von Reorganisationsvorschlägen

Ergebnisse

Die Empfehlungen von HIS bezogen sich auf folgende Punkte:

• Mittelverteilung: Budgetplanung, Budgetierung, Rektoratsfonds
• Darstellung der Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen den Bereichen der Finanzverwaltung und der Personalverwaltung
• Empfehlungen zur Personalausstattung und -entwicklung

Der Abschlussbericht wurde der Bergischen Universität Wuppertal im Dezember 2007 vorgelegt (unveröffentlicht). Das Projekt wurde auf der SVA-Nutzertagung gemeinsam mit der Bergischen Universität Wuppertal vorgestellt.