Katholische Hochschule für Sozialwesen Berlin: Evaluierung und Prozessoptimierung der Arbeitsbereiche Studierendensekretariat, Praxisreferat und Prüfungsamt

Die Katholische Hochschule für Sozialwesen Berlin (KHSB) hat das HIS-Institut für Hochschulentwicklung mit der Evaluierung und Prozessoptimierung der Arbeitsbereiche Studierendensekretariat, Praxisreferat und Prüfungsamt beauftragt. Mit der Evaluierung und Prozessoptimierung werden von der KHSB die folgenden Zielsetzungen verfolgt:

• Überprüfung der Bearbeitungsprozesse: hinsichtlich Ablauf, Aufgabenwahrnehmung sowie Effizienz und Effektivität
• Bildung von Team-Strukturen zur übergreifenden Zusammenarbeit der Mitarbeiter(innen) der drei Arbeitsbereiche
• Gezielte Nutzung vorhandener Informationen zur Nutzung für Zwecke der Hochschulsteuerung und Hochschulentwicklung
• Ermittlung erforderlicher Servicestrukturen, insbesondere Herausarbeitung von Unterschieden bei der Unterstützung und Bearbeitung von Vollzeit-Studierenden und nicht-traditionell Studierenden. Darauf aufbauend Ableitung erforderlicher Service-Level sowie differenzierter Formen der Bearbeitung
• Ermittlung von Änderungsbedarfen in den Organisationsstrukturen

Im Zeitraum zwischen Oktober 2014 und März 2015 wurde ein umfangreiches methodisches Instrumentarium zur Erarbeitung der o. g. Zielsetzungen eingesetzt. Dazu zählten u. a.:

• Strukturanalyse der Ist-Situation im Bereich Studium und Lehre und Identifizierung von Handlungsfeldern im Hinblick auf eine Optimierung der Organisationsstruktur sowie zur Förderung von Teamstrukturen,
• Aufgabenanalyse der Ist-Situation bei den Beschäftigten der Arbeitsbereiche zur Ableitung einer intensivierten Zusammenarbeit sowohl zur Verbesserung der Kommunikation untereinander als auch zur Verbesserung der Kommunikation mit dem Präsidium und den weiteren administrativen Einheiten der KHSB,
• Analyse der bestehenden Ablauforganisation (Prozessanalyse) in den genannten Bereichen und Entwicklung möglicher Optimierungsansätze für die künftigen Prozessabläufe.

Das Projekt endete im April 2015 mit der Überreichung des umfänglichen Projektberichts.