Universität Ulm: Organisationsuntersuchung der Bereiche Finanzen, Drittmittel, Personal und Steuerung

Zielsetzungen

Die Zielsetzung der Organisationsuntersuchung lagt in der Entwicklung von Handlungsempfehlungen und Optimierungspotenzialen für die zukünftige organisatorische Gestaltung des Finanz- und Personalbereiches. Hierzu wurde zunächst eine Analyse und Beschreibung des Ist-Zustandes der Ablauf- und Aufbauorganisation der genannten Bereiche vorgenommen.

Folgende Teilschritte wurden verfolgt:

• Überprüfung der derzeitigen Formalstruktur der Finanz-, Drittmittel- und Personalverwaltung mit Fokus auf die Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen,
• Analyse der derzeitigen Aufgabenwahrnehmung im Finanz- und Personalbereich und Überprüfung der Zweckmäßigkeit der organisatorischen Zuordnung,
• Analyse und Beschreibung der zentralen Prozesse im Finanz- und Personalbereich mit Fokussierung auf die Schnittstellen zwischen betroffenen Dezernaten, Abteilungen, Stabsstellen und dezentralen Organisationseinheiten (z.B. Fakultäten),
• Überprüfung der Effektivität der Prozessabläufe aus kundenorientierter Sicht,
• Aufnahme der den Aufgaben und Prozessen zugrundeliegenden personellen Ressourcenausstattung und Vergleich mit anderen Universitäten zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit,
• Erarbeitung einer Sollkonzeption mit Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Aufgabenverteilung und Geschäftsprozessen in Bezug auf Qualität und Kompetenz, Ressourceneinsatz, Zeit, Schnittstellen und Transparenz.

Mit der Organisationsuntersuchung steht der Universität Ulm somit zum einen eine Beschreibung ihrer derzeitigen Aufbau- und Ablauforganisation im Finanz- und Personalbereich mit einer Schwachstellenanalyse zur Verfügung. Zum anderen wurden der Universität Ulm konkrete Handlungsempfehlungen zur zukünftigen Organisation ihres Personal- und Finanzbereiches gegeben, anhand derer ein Reorganisationsprozess in Gang gesetzt werden kann. Eine mögliche Begleitung der Umsetzung von Maßnahmen ist nicht Gegenstand des vorliegenden Projektkonzepts.

Projektbericht (unveröffentlicht)