Universität zu Köln: Organisatorisches Grobkonzept im Vorfeld der Einführung eines Campus-Management-Systems

Hochschulen stehen vor der Herausforderung, aufgrund wesentlicher Veränderungen sowohl interner als auch externer Rahmenbedingungen (z. B. Bologna-Prozess, zunehmende Selbstständigkeit, wachsender Wettbewerb, gestiegene Konkurrenz um finanzielle und personelle Ressourcen, übergreifende Koordination des Lehrangebots), ein erweitertes und aufeinander abgestimmtes Softwareangebot zu implementieren. Die Lösung zu diesen vielfältigen Anforderungen liegt in der Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems. Damit die Migration in eine neue Softwareumgebung reibungslos gelingt, sind entsprechende Vorbereitungen und Anpassungen zu treffen. Mit der Implementierung eines Campus-Management-Systems geht jedoch nicht nur die Einführung neuer Software einher, zugleich ändern sich bisherige Verfahrensabläufe und die organisatorische Zuordnung und Untergliederung der Aufgabenwahrnehmung.

Zielsetzung

Die Universität zu Köln hat die HIS GmbH Mitte 2010 damit beauftragt, im Vorfeld der Einführung eines Campus-Management-Systems, idealtypische Sollprozesse für den Bereich des Studierendenmanagements unter Beteiligung der relevanten Hochschulakteure zu erarbeiten.

Mit der Erarbeitung des organisatorischen Grobkonzepts waren die folgenden Ziele verbunden:

• Bewertung der Ist-Prozesse und Neukonzeptionierung von Soll-Prozessen
• Vereinheitlichung und Anpassung bestehender Verfahren
• Prozess-Optimierung
• Berücksichtigung von IT-Anforderungen zur Definition der Software-Funktionalitäten

Mit der Berücksichtigung von IT-Anforderungen wurde dem Bedarf der Universität zu Köln Rechnung getragen, die an das Campus-Management-System gestellten Anforderungen spezifisch benennen zu können.

Projektdesign

Auf Basis einer durch die Universität zu Köln bereits im Vorfeld durchgeführten Aufnahme der Ist-Prozesse wurden bestehende Stärken und Schwächen analysiert. Unter Einbeziehung der relevanten Akteure des Studierendenmanagements wurden zudem Kriterien zukunftsfähiger Verfahren definiert. Die vorliegenden Informationen wurden von der HIS GmbH genutzt, um ein Modell für die zukünftige Organisationsstruktur des Studierendenmanagements zu erarbeiten. In einem weiteren Arbeitsschritt wurde dieses Modell hochschulintern diskutiert. Es erfolgte zum einen eine Abwägung der damit verbundenen Auswirkungen auf zukünftige Verwaltungsprozesse, zum anderen wurden die Möglichkeiten der Umsetzung geprüft und die dafür erforderlichen Entscheidungen benannt.

Zum Abschluss des Projekts lag der Universität zu Köln ein organisatorisches Konzept für die zukünftige Gestaltung des Studierendenmanagements unter Einsatz eines Campus-Management-Systems vor. Zugleich hatte die HIS GmbH Anforderungen erarbeitet und definiert, die die zukünftig an der Universität zu Köln einzusetzende Software würde erfüllen müssen. Dies war eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass bereits im Rahmen der Auswahl und Anschaffung eines Campus-Management-Systems spezifische Anforderungen benannt werden können und somit eine weitestgehend auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Software implementiert wird.